Aviso de privacidad
Este Aviso de privacidad explica cómo K31 SOFTWARE trata datos personales a través de usepraxia.com, la Solicitud de demo y la herramienta Praxia. Su objetivo es informar, antes del tratamiento, qué datos se utilizan, para qué finalidades, con quién se comparten, cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer los derechos de las personas titulares.
Este aviso general no sustituye el aviso de privacidad de cada Clínica ni los consentimientos que la Clínica deba obtener de sus Pacientes, Contactos, Tutores o personal. Para tratar datos reales mediante Praxia, la Clínica y K31 SOFTWARE deben contar además con el contrato y el anexo de tratamiento aplicables.
Definiciones
En este aviso, Clínica es el consultorio, clínica o entidad que utiliza Praxia; Paciente es la persona que recibe atención de la Clínica; Contacto es la persona cuyo canal se utiliza para coordinar una Cita; y Tutor es quien acredita facultades para representar a un Paciente menor de edad.
Por Cita entendemos una reserva o atención programada. La Solicitud de demo es el formulario público para conocer Praxia y no forma parte del servicio ni de un expediente clínico.
Responsable y datos de contacto
Responsable del sitio y de la Solicitud de demo: K31 SOFTWARE, empresa constituida en El Salvador, con domicilio legal en Col Dreyfuss, 33 av. sur #1034. El canal general de contacto es [email protected].
Delegado de Protección de Datos Personales: Enrique García, CEO. Las solicitudes de derechos y revocaciones pueden enviarse a [email protected], indicando en el asunto “Derechos de datos personales”.
Cuando una Clínica utiliza Praxia para gestionar datos de sus Pacientes, Contactos o Tutores, la Clínica determina las finalidades de esa operación y K31 SOFTWARE trata la información conforme al contrato y a las instrucciones documentadas de la Clínica, salvo las finalidades propias que se identifiquen expresamente en ese contrato y en este aviso. El aviso y el canal de la Clínica prevalecen para las operaciones que la Clínica controle directamente.
Qué datos tratamos
Podemos tratar las siguientes categorías, según la relación contigo:
- Solicitud de demo: nombre, nombre de la Clínica, rol (Médico propietario, Secretaria u Otro), correo electrónico, teléfono, incluido el número de WhatsApp opcional si eliges ese canal, canal preferido y el tema general que deseas revisar.
- Atribución y seguridad del formulario: UTM source, UTM medium, UTM campaign, página de origen, referrer y fecha de la solicitud. La base local conserva hashes de la IP y del correo para limitar abuso; Cloudflare Turnstile puede tratar la IP y datos técnicos para verificar que la solicitud es legítima.
- Personas operadoras de una Clínica: nombre, correo, teléfono cuando corresponda, credenciales, rol, relación con la Clínica, sesiones y registros de actividad necesarios para administrar el acceso y operar el servicio.
- Contactos, Pacientes y Tutores: nombre, teléfono de WhatsApp, fecha de nacimiento, DUI cuando la Clínica lo solicite y su necesidad haya sido aprobada, citas, servicios, disponibilidad, cancelaciones, reprogramaciones, mensajes de coordinación y vínculos entre un Contacto, un Paciente y un Tutor.
- Audio y transcripción: si la Clínica habilita esta función y se cumplen las condiciones aplicables, un audio de WhatsApp y su transcripción temporal para procesar la solicitud administrativa.
La Solicitud de demo no solicita datos de Pacientes, información de salud, DUI, documentos de tutela ni otros datos clínicos. Si recibimos esos datos por error en el formulario de demo, no los utilizaremos para una finalidad comercial y aplicaremos el procedimiento de eliminación o derivación que corresponda.
Las conversaciones pueden incluir información de salud aunque Praxia no sea un expediente clínico ni una herramienta de diagnóstico. La Clínica debe informar esta posibilidad, limitar los datos a los necesarios y no utilizar Praxia para diagnóstico, orientación médica, urgencias o decisiones clínicas.
Para qué usamos los datos
- Recibir, validar y responder una Solicitud de demo por el canal que la persona elija.
- Coordinar la agenda de una Clínica y gestionar Citas, reservas, reprogramaciones, cancelaciones y mensajes transaccionales.
- Administrar cuentas, permisos, sesiones, aislamiento por Clínica, auditoría, seguridad, prevención de abuso y continuidad del servicio.
- Dar soporte a la Clínica y atender solicitudes relacionadas con los datos personales.
- Transcribir temporalmente notas de voz cuando la Clínica active la función y exista una base válida para hacerlo.
- Cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridad y ejercer o defender derechos en procedimientos permitidos.
No vendemos datos personales ni los utilizamos para publicidad dirigida, perfiles comerciales, entrenamiento de modelos propios o finalidades ajenas a las informadas. Cualquier finalidad nueva requiere información previa y, cuando corresponda, una nueva autorización.
Base jurídica y consentimiento
Este aviso se formula de conformidad con la Ley para la Protección de Datos Personales de El Salvador (Decreto Legislativo n.º 144) y demás normativa aplicable.
La base jurídica de cada finalidad se documenta en el registro de tratamiento, el contrato con la Clínica y los avisos específicos que correspondan. Según la finalidad, puede incluir el consentimiento de la persona titular o de su representante, la ejecución de una relación contractual o precontractual, el cumplimiento de una obligación legal o otra base permitida por la normativa aplicable.
- Solicitud de demo: consentimiento para recibir y responder la solicitud por el canal elegido. El contacto por WhatsApp se realiza únicamente cuando la persona lo selecciona y proporciona un número para ese fin.
- Servicio para una Clínica: contrato e instrucciones documentadas de la Clínica. La Clínica define y acredita la base para los datos de sus Pacientes, Contactos, Tutores y personal.
- Seguridad, prevención de abuso y obligaciones legales: la base correspondiente se documenta para cada operación y se limita a lo necesario para proteger el servicio, atender requerimientos o ejercer derechos.
Cuando el tratamiento requiera consentimiento, lo solicitaremos antes de tratar los datos y de forma libre, específica, informada, expresa e individualizada. Conservaremos evidencia de la versión del aviso o consentimiento, la finalidad, la fecha, el canal y la persona que lo otorgó. Para datos sensibles y para datos de menores aplican requisitos adicionales que la Clínica y K31 SOFTWARE deben validar antes de activar el tratamiento.
El consentimiento puede revocarse de forma expresa, sencilla y gratuita. La revocación no afecta los tratamientos realizados lícitamente antes de recibirla, pero puede impedir continuar con una función que dependa de ese consentimiento.
Proveedores, destinatarios y transferencias
Para prestar y proteger el servicio podemos compartir las categorías de datos necesarias con los siguientes proveedores, de acuerdo con su rol, el contrato aplicable y las instrucciones documentadas:
- Twilio, para transportar mensajes de WhatsApp, webhooks y estados de entrega.
- Meta y WhatsApp, como plataforma de mensajería y terceros que pueden tener responsabilidades propias en su ámbito.
- Resend, para correos de invitación, avisos y Solicitudes de demo. No enviamos a través de este canal el contenido de conversaciones ni información de salud.
- OpenAI, únicamente si la Clínica habilita la transcripción de notas de voz y se aprueba expresamente esa operación.
- Cloudflare, para Turnstile, seguridad del perímetro y métricas técnicas agregadas de rendimiento del sitio mediante Cloudflare Insights.
- Proveedores de infraestructura, incluidos OVH, Coolify y Cloudflare R2; PostgreSQL se utiliza como componente de base de datos. Estos servicios alojan, respaldan y aseguran la aplicación y sus datos, según el componente utilizado.
Algunos proveedores pueden tratar datos fuera de El Salvador, incluidos Canadá y Estados Unidos. Antes de habilitar datos reales se valida el proveedor, su país o región, su rol, sus subencargados, sus términos de protección de datos, sus medidas de seguridad, sus plazos de conservación y el mecanismo jurídico aplicable a la transferencia. La relación vigente de proveedores y transferencias se incorpora al anexo de tratamiento de la Clínica y puede actualizarse cuando cambie la infraestructura.
Tus derechos
Puedes ejercer, según corresponda, los derechos de acceso, rectificación, cancelación o supresión, oposición, portabilidad, olvido y limitación del tratamiento (derechos ARCO-POL), así como revocar el consentimiento cuando esa sea la base aplicable.
- Envía tu solicitud a [email protected] o al canal del Delegado indicado arriba.
- Incluye tu nombre, medio para recibir respuesta, derecho que deseas ejercer, descripción clara de los datos y los documentos necesarios para verificar tu identidad o representación.
- Si los datos pertenecen a una Clínica, también puedes presentar la solicitud ante la Clínica. K31 SOFTWARE colaborará y la remitirá al responsable competente cuando corresponda.
- Responderemos dentro de los plazos legales aplicables. Como referencia, las solicitudes de derechos se atienden en un máximo de 20 días hábiles, con una única prórroga justificada de hasta 20 días hábiles cuando la normativa lo permita.
Cuánto tiempo conservamos los datos
Conservamos cada categoría solo durante el tiempo necesario para la finalidad informada, la relación con la Clínica, la atención de responsabilidades legales y la defensa de derechos. Después bloqueamos, anonimizamos o eliminamos los datos de forma segura, según corresponda.
- Solicitudes de demo: hasta 12 meses desde su recepción o desde la última interacción, salvo obligación legal, reclamación o solicitud válida de derechos.
- Atribución y límites de abuso: los hashes y datos técnicos se eliminan o rotan al terminar su ventana operativa.
- Entregas transaccionales y auditoría: los registros necesarios para demostrar entregas, accesos, cambios y seguridad se conservan por el plazo mínimo definido en la política interna o en el contrato aplicable, con un objetivo inicial de 12 meses.
- Audio y transcripción: el audio se procesa de forma temporal y se elimina después de obtener el resultado o cuando el procesamiento termina, salvo aprobación documentada de otro plazo.
- Pacientes, Contactos, Tutores, Citas y conversaciones: se conservan durante la relación con la Clínica y conforme al aviso de la Clínica, el contrato, la matriz de conservación y las obligaciones aplicables. La matriz debe indicar el plazo exacto, bloqueo, eliminación y tratamiento de respaldos antes de usar datos reales.
- Respaldos: se mantienen por el ciclo técnico definido para continuidad y recuperación, se rotan y se eliminan conforme a esa política. No se restauran para usos ordinarios.
Menores de edad y Tutores
La Clínica debe identificar a la persona menor y verificar, antes de registrar o gestionar sus datos, la identidad y representación de su Tutor conforme al procedimiento aprobado. El vínculo entre un Contacto y un Paciente no concede por sí solo facultades de Tutor.
La Clínica conserva únicamente la evidencia necesaria de esa relación y define quién puede recibir información, cancelar o reprogramar una Cita. Si la autorización es insuficiente o existe una duda, Praxia deriva el caso a una persona de la Clínica y no toma una decisión automática.
Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables, que pueden incluir cifrado en tránsito y en reposo cuando corresponda, control de acceso por roles, aislamiento entre Clínicas, sesiones limitadas, registros de auditoría, respaldos y procedimientos de recuperación.
El acceso se limita a las personas y sistemas que lo necesitan para prestar, proteger o mantener el servicio. Las credenciales son individuales y la Clínica debe notificar cualquier uso no autorizado.
Incidentes de seguridad
Ante un incidente que pueda afectar datos personales, activamos el procedimiento de respuesta, contenemos el impacto, preservamos evidencia y colaboramos con la Clínica responsable. Cuando corresponda, se notificará a la autoridad competente, a la Fiscalía General de la República y a las personas titulares afectadas dentro del plazo legal.
Para los casos sujetos al artículo 25 de la Ley de Protección de Datos Personales, el plazo de notificación es de 72 horas desde que se tiene conocimiento del incidente, sin perjuicio de otras comunicaciones que correspondan.
Cookies y medición
No usamos cookies publicitarias, perfiles comerciales, fingerprinting ni herramientas de reproducción de sesiones. Podemos usar tecnologías estrictamente necesarias para seguridad y funcionamiento, y métricas técnicas agregadas mediante Cloudflare Insights. Si incorporamos una tecnología no esencial, actualizaremos este aviso y solicitaremos la autorización que corresponda antes de activarla.
Cambios a este aviso
Podemos actualizar este aviso por cambios legales, operativos, de proveedores o de funcionalidades. Publicaremos la nueva versión con su fecha de actualización y, si el cambio es material, informaremos antes de iniciar una finalidad nueva o solicitar una decisión de la persona.
Contacto
Para cualquier consulta sobre datos personales, derechos ARCO-POL o revocación del consentimiento: [email protected].
K31 SOFTWARE. Operador del sitio usepraxia.com y de la herramienta Praxia.